En el mundo de los negocios y los procesos administrativos y legales a nivel nacional e internacional, es fundamental garantizar la autenticidad y validez de los documentos. Una de las herramientas que permite alcanzar este objetivo es la legalización notarial. Pero, ¿qué significa exactamente este término y cuál es su importancia?
Definición
La legalización notarial es el procedimiento mediante el cual un notario público o un fedatario autorizado da fe de la autenticidad de una firma, sello o documento, aunque generalmente no certifican el contenido de los documentos. Este proceso garantiza que el documento se firmó por la persona cuyo nombre figura en el documento y que cumpla con los requisitos legales necesarios para se reconoce como legalmente válido a nivel nacional. Posteriormente, si es necesario, el documento notariado puede apostillarse para que tenga validez a nivel internacional.
¿Cuándo se necesita una legalización notarial?
Existen diversas situaciones en las que posiblemente se requiere una legalización notarial de sus documentos, entre las que destacan:
- Actos legales: En el caso de documentos firmados por personas físicas o morales que no forman parte de, ni están designadas por o relacionados con los organismos gubernamentales de un estado o país, como son los contratos, poderes, escrituras , consentimientos, etc., posiblemente se necesitará una legalización notarial. Si los documentos se usan en el extranjero, también podrán pedir que después de la legalización notarial se apostille el documento y se realice una traducción certificada por un perito traductor del documento, su legalización notarial y la apostilla. Generalmente, la traducción se tiene que hacer por un perito traductor avalado en el país o el estado destinatario.
- Negocios y comercio internacional: Las empresas o sus órganos administrativos necesitan garantizar que sus documentos son auténticos y cumplen con las normas legales de la jurisdicción correspondiente. Los documentos empresariales, como son el acta de constitución, los estatutos, las resoluciones de las asambleas generales y reuniones del consejo de administración, se pueden otorgar ante la fe de un notario o se puede levantar un acta notarial de las minutas y resoluciones.
- Certificaciones académicas: Diplomas, títulos y certificaciones educativas también suelen requerir una legalización notarial si se van a ocupar en otro estado o país. En el caso de documentos emitidos por algún instituto acreditado por la SEP, se reconocerán en todo México. Pero existen institutos educativos que no están incorporados a la SEP y en este caso se tendrían que legalizar por un notario. Nota: algunos estados tienen órganos específicos designados para la legalización de documentos académicos, por lo que valdría la pena investigar con el instituto educativo o la Secretaría de Educación del estado especifico.
El Rol del Notario Público
El notario desempeña un papel clave en el proceso de la legalización. Su función incluye:
- Verificar la identidad de las partes: El notario se asegura de que la persona que firma el documento es quien dice ser.
- Confirmar la validez de los documentos: Esto incluye revisar que el documento no contenga errores o irregularidades.
- Emitir una legalización: Una vez realizado el procedimiento, el notario adjunta su certificación que avala la autenticidad del documento. Asimismo, el notario público guardará un ejemplar de su legalización junto con una copia cotejada del documento original en su protocolo (archivo público).
¿Donde puedo encontrar un Notario Público?
Si buscas un notario, asegúrate de entontrar un notario público oficialmente nombrado e incluido en la lista del país o del estado correspondiente. En México los Gobiernos Estatales generalmente publican una lista, como es el caso en Quintana Roo.
Si le cuesta trabajo encontrar un notario y requieres apoyo, nosotros con mucho gusto le podemos orientar en Cancún, Playa del Carmen o Puerto Morelos. Asimismo, podemos realizar o/y gestionar la traducción correspondiente si requieren una.